PCANMM | POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Politique de confidentialité
Programme canadien de mentorat médical (PCanMM)
Date d’entrée en vigueur : 2 septembre 2026
Dernière mise à jour : 2 septembre 2026
Contact en matière de confidentialité : Responsable de la protection des renseignements personnels, CanMMP | privacy@canmmp.ca
En bref : CanMMP ne recueille que les renseignements raisonnablement nécessaires pour traiter les candidatures, effectuer les jumelages de mentorat, communiquer avec les participants, administrer et améliorer le programme et comprendre l’utilisation du site Web. Les renseignements sensibles sur le parcours personnel sont facultatifs. La participation à la recherche et l’abonnement aux courriels promotionnels font l’objet de choix distincts et ne sont pas des conditions du mentorat.
1. Objet et portée
Le Programme canadien de mentorat médical (« CanMMP », « nous » ou « notre ») s’engage à protéger les renseignements personnels des étudiants, mentors, candidats, bénévoles, conseillers, partenaires et visiteurs de son site Web. La présente Politique de confidentialité explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons et les communiquons, combien de temps nous les conservons et quels choix s’offrent à vous.
La présente Politique s’applique aux renseignements recueillis par l’intermédiaire de canmmp.ca, des formulaires de candidature et d’évaluation de CanMMP, des communications par courriel, des activités de jumelage et d’administration du programme ainsi que des services connexes de CanMMP. Elle ne régit pas les pratiques indépendantes en matière de confidentialité des sites Web ou services externes liés depuis notre site.
CanMMP entend respecter les exigences canadiennes applicables en matière de protection des renseignements personnels ainsi que les principes généralement reconnus en matière de traitement équitable de l’information. Lorsqu’une loi particulière offre une protection plus étendue, cette loi prévaudra.
2. Renseignements personnels que nous recueillons
Candidats et participants étudiants
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Nom, adresse courriel et autres coordonnées.
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École de médecine, province, année d’études et statut scolaire.
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Intérêts de spécialité, objectifs de carrière et de mentorat, ainsi que domaines de soutien privilégiés.
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Préférences linguistiques, géographiques, d’horaire et de rencontre virtuelle ou en personne.
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Renseignements facultatifs sur l’identité, la situation socioéconomique, le statut de première génération, le milieu communautaire ou l’expérience vécue.
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Réponses à la candidature, historique de jumelage, statut de participation et communications avec CanMMP.
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Commentaires, réponses aux sondages, préoccupations, plaintes et renseignements d’évaluation du programme.
Candidats et participants mentors
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Nom, adresse courriel et autres coordonnées.
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Statut professionnel, spécialité, titres et qualifications, étape de formation, affiliation institutionnelle et expérience pertinente.
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Intérêts en mentorat, domaines de confort ou d’expertise, disponibilités et format de rencontre privilégié.
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Préférences linguistiques, géographiques et relatives au niveau d’études des étudiants.
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Renseignements facultatifs sur l’identité, le milieu communautaire ou l’expérience vécue.
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Réponses à la candidature, historique de jumelage, statut de participation et communications avec CanMMP.
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Commentaires, réponses aux sondages, préoccupations, plaintes et renseignements d’évaluation du programme.
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Renseignements sur le site Web et les communications
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Adresse de protocole Internet, renseignements sur le navigateur et l’appareil, emplacement approximatif, page de provenance, pages consultées, horodatages et autres données d’utilisation recueillies au moyen de témoins ou de technologies similaires.
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Messages, demandes de renseignements et correspondance envoyés à CanMMP.
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Choix d’abonnement aux courriels et renseignements sur l’engagement, lorsque la loi le permet et que ces fonctions sont activées.
Veuillez ne pas transmettre, dans les formulaires ou les communications de mentorat de CanMMP, de renseignements permettant d’identifier un patient, de dossiers de santé personnels, de mots de passe de compte, de numéros d’identification gouvernementaux ou de renseignements financiers.
3. Comment nous recueillons les renseignements
Nous recueillons des renseignements personnels :
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Directement auprès de vous lorsque vous remplissez un formulaire Google, un sondage ou une autre demande, communiquez avec nous, vous abonnez aux mises à jour ou participez au programme.
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Auprès de votre mentor ou mentoré lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour administrer la relation, traiter une préoccupation ou confirmer le statut de participation.
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Automatiquement par l’intermédiaire de notre site Web, de nos outils d’analyse, de témoins et de technologies similaires.
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Auprès d’une organisation ou d’une personne qui vous recommande à CanMMP, lorsque vous avez autorisé la recommandation ou lorsque la loi le permet autrement.
4. Pourquoi nous utilisons les renseignements personnels
CanMMP peut utiliser les renseignements personnels afin de :
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Confirmer l’admissibilité et examiner les candidatures des étudiants et des mentors.
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Repérer et faciliter des jumelages compatibles entre mentors et mentorés.
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Mettre les participants jumelés en contact et soutenir la continuité des relations de mentorat.
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Communiquer au sujet des candidatures, des cycles de jumelage, des attentes du programme, des événements, des sondages et des mises à jour opérationnelles.
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Répondre aux questions, préoccupations, plaintes, demandes de nouveau jumelage ou enjeux de sécurité.
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Administrer, évaluer, protéger et améliorer CanMMP.
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Préparer des statistiques désidentifiées ou agrégées sur les candidatures, les jumelages, la participation, les résultats et les retombées.
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Mener ou soutenir des recherches et des publications lorsque les exigences applicables en matière de consentement et de surveillance sont respectées.
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Envoyer des bulletins ou communications promotionnelles lorsque le destinataire y a consenti séparément ou lorsque la loi le permet autrement.
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Comprendre le rendement du site Web, détecter les problèmes techniques et améliorer la convivialité.
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Respecter des obligations juridiques, réglementaires, professionnelles ou de sécurité, et protéger les droits et la sécurité des participants et de CanMMP.
5. Consentement et choix qui s’offrent à vous
CanMMP sollicite votre consentement au moment de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels, ou avant ce moment, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige autrement. Nous expliquons les fins pertinentes dans la présente Politique et, au besoin, dans un avis abrégé présenté dans le formulaire concerné.
Les renseignements raisonnablement nécessaires à l’examen de l’admissibilité, au jumelage, aux communications du programme, à l’administration, à la sécurité et à l’évaluation de base sont requis pour participer. Si vous ne fournissez pas votre consentement à une utilisation essentielle, ou si vous le retirez par la suite, CanMMP pourrait ne pas être en mesure de traiter votre candidature ou de poursuivre votre participation.
Les questions sur l’identité, la situation socioéconomique, le statut de première génération et l’expérience vécue sont facultatives. Le fait de ne pas y répondre ne vous rendra pas inadmissible. Si vous fournissez ces renseignements, CanMMP les utilisera uniquement aux fins expliquées au moment de leur collecte, notamment pour les préférences de jumelage, l’équité de l’accès au programme, l’évaluation ou une recherche autorisée séparément.
La participation à la recherche et l’abonnement aux courriels promotionnels sont indépendants de la participation au programme principal. Vous pouvez refuser l’un ou l’autre sans que cela ait d’incidence sur votre admissibilité au mentorat, et vous pouvez retirer votre consentement ultérieurement, sous réserve des renseignements déjà utilisés légalement ou intégrés à des analyses terminées.
6. Jumelage et renseignements communiqués entre participants
Les membres autorisés de l’équipe de CanMMP peuvent examiner les renseignements de candidature pour évaluer l’admissibilité, effectuer les jumelages et administrer le programme. L’accès est limité aux personnes qui ont raisonnablement besoin de ces renseignements dans le cadre de leurs fonctions.
Une fois un jumelage confirmé, CanMMP peut communiquer les renseignements raisonnablement nécessaires pour permettre au mentor et au mentoré d’entrer en contact et de comprendre le fondement du jumelage. Ces renseignements peuvent comprendre les noms, adresses courriel, école ou fonction professionnelle, intérêts de spécialité, objectifs généraux de mentorat, langue préférée, emplacement et préférences de rencontre.
CanMMP ne communiquera pas intentionnellement au participant jumelé les renseignements facultatifs sensibles sur le parcours personnel, à moins que le candidat ait été informé de cette communication et y ait consenti, ou qu’il ait clairement inclus ces renseignements dans un profil destiné à être partagé.
Après la mise en contact, les mentors et mentorés communiquent directement entre eux. Les participants doivent respecter la confidentialité et les limites professionnelles, mais CanMMP ne peut contrôler la manière dont les renseignements sont traités sur l’appareil ou dans le compte personnel d’un participant. Les participants ne devraient communiquer que les renseignements qu’ils sont à l’aise de partager.
7. Évaluation du programme, recherche et rapports publics
CanMMP peut utiliser les renseignements sur les candidatures, les jumelages, la participation et les sondages aux fins d’évaluation interne du programme, d’amélioration de la qualité, de planification et de développement des services. CanMMP peut également créer et publier des renseignements désidentifiés ou agrégés, comme le nombre de candidats, les taux de jumelage, les caractéristiques générales de participation et les résultats résumés sur la satisfaction. Nous prendrons des mesures raisonnables pour éviter de déclarer de petits groupes ou des combinaisons de caractéristiques qui pourraient raisonnablement permettre d’identifier une personne.
Si CanMMP propose d’utiliser des renseignements identifiables ou sensibles dans le cadre d’une étude de recherche ou d’une publication allant au-delà de l’évaluation courante du programme, nous fournirons un avis précis et solliciterons un consentement exprès distinct lorsque cela est requis. La recherche sera soumise à un examen éthique indépendant, le cas échéant. Le refus de participer à la recherche n’aura aucune incidence sur l’admissibilité au mentorat de CanMMP ni sur l’accès à celui-ci.
Les renseignements anonymisés de manière à ne plus pouvoir raisonnablement être associés à une personne peuvent être conservés et utilisés à des fins d’évaluation, de recherche, de statistiques ou de rapports publics, sous réserve des lois applicables.
8. Quand nous communiquons des renseignements personnels
CanMMP peut communiquer des renseignements personnels :
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Au mentor ou au mentoré avec qui vous êtes jumelé, comme il est décrit ci-dessus.
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Aux membres autorisés de l’équipe nationale ou provinciale de CanMMP qui ont besoin d’y accéder pour effectuer les jumelages, administrer le programme, soutenir les participants, évaluer le programme ou assurer la protection des renseignements personnels et la sécurité.
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Aux fournisseurs de services qui hébergent, traitent, sécurisent ou analysent des renseignements pour notre compte, notamment Google Forms, Google Workspace ou Drive, les services de courriel, l’hébergement du site Web, les fournisseurs d’analytique et de témoins.
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À des conseillers professionnels, enquêteurs, organismes d’éthique ou collaborateurs de recherche lorsque cela est nécessaire et sous réserve d’exigences appropriées en matière de confidentialité, de consentement et de surveillance.
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Lorsque la loi, une ordonnance judiciaire, une exigence réglementaire ou une obligation professionnelle l’exige ou le permet.
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Lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour enquêter sur une fraude, un usage abusif, un incident de sécurité, une préoccupation sérieuse en matière de sécurité ou une violation des politiques de CanMMP, ou pour protéger les droits ou la sécurité d’une personne.
CanMMP ne vend ni ne loue de renseignements personnels. Nous ne fournissons pas de renseignements identifiables sur les participants à des partenaires, commanditaires ou bailleurs de fonds à des fins indépendantes de marketing ou de recrutement sans consentement exprès.
9. Fournisseurs de services et traitement à l’extérieur du Canada
CanMMP utilise des services tiers pour exploiter le programme, notamment Google Forms et Google Workspace ou Drive, ainsi que des fournisseurs d’hébergement de sites Web, d’analytique, de témoins et de services de courriel. Ces fournisseurs peuvent traiter ou stocker des renseignements au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres territoires.
Lorsque des renseignements personnels sont traités dans un autre territoire, ils peuvent être assujettis aux lois de ce territoire et accessibles aux tribunaux, aux organismes d’application de la loi ou aux autorités de réglementation conformément aux lois locales. CanMMP demeure responsable des renseignements sous son contrôle et prend des mesures raisonnables pour choisir des fournisseurs et des configurations adaptés à la sensibilité des renseignements.
Les services tiers sont régis par leurs propres conditions et documents de confidentialité. Nous encourageons les participants à consulter ces documents lorsqu’ils utilisent un formulaire externe, une plateforme de réunion ou un site Web lié.
10. Témoins et analytique du site Web
Notre site Web peut utiliser des témoins et des technologies similaires nécessaires à son fonctionnement ou qui nous aident à comprendre le trafic, le rendement et les interactions des visiteurs. Les renseignements analytiques peuvent comprendre des détails sur l’appareil et le navigateur, l’emplacement approximatif, les pages de provenance, les pages consultées et l’heure des interactions.
Lorsque la loi l’exige, les visiteurs pourront faire un choix avant l’activation de témoins d’analytique non essentiels. Vous pouvez également gérer les témoins dans les paramètres de votre navigateur. Le blocage de certains témoins peut nuire au fonctionnement du site Web.
11. Mesures de protection
CanMMP utilise des mesures de protection administratives, techniques et organisationnelles raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements. Ces mesures peuvent inclure la limitation de l’accès selon les rôles, l’utilisation de comptes organisationnels sécurisés, l’application de pratiques d’authentification appropriées, la restriction des autorisations de fichiers, la formation des membres de l’équipe et la révision des accès lorsque les rôles changent.
Aucune méthode de transmission sur Internet ni de stockage électronique n’est entièrement sécurisée. Bien que nous nous efforcions de protéger les renseignements personnels, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Les participants devraient éviter d’envoyer des renseignements sensibles inutiles par courriel ordinaire.
12. Conservation et élimination
CanMMP conserve généralement les renseignements identifiables sur les candidatures, les jumelages, les communications et l’évaluation pendant une période maximale de cinq ans après la plus tardive des dates suivantes : votre dernière interaction importante avec CanMMP ou la conclusion officielle de votre relation de mentorat. Nous pouvons conserver les renseignements pendant une période plus courte lorsqu’ils ne sont plus raisonnablement nécessaires, ou plus longtemps lorsque la loi l’exige, que cela est nécessaire pour régler une plainte ou un enjeu de sécurité, ou qu’un protocole de recherche approuvé distinct le prévoit.
À la fin de la période de conservation applicable, les renseignements seront supprimés, détruits ou anonymisés de façon sécurisée, sous réserve des cycles raisonnables de sauvegarde et de suppression technique. Les renseignements désidentifiés ou agrégés peuvent être conservés plus longtemps lorsque la loi le permet. Des dossiers minimaux nécessaires pour documenter le consentement, son retrait, le désabonnement ou une demande relative à la confidentialité peuvent également être conservés lorsqu’ils sont raisonnablement nécessaires.
13. Demandes d’accès, de rectification, de retrait du consentement et de suppression
Vous pouvez communiquer avec CanMMP pour demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet, demander l’accès à ces renseignements ou leur rectification, retirer votre consentement à une utilisation facultative ou demander leur suppression. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de traiter votre demande.
Certaines demandes peuvent être limitées par la loi applicable, les droits et la vie privée d’autres personnes, des renseignements déjà utilisés dans une analyse terminée, ou des exigences légitimes liées à la loi, à la sécurité, au traitement des plaintes ou à la tenue de dossiers. Si nous ne pouvons pas donner entièrement suite à une demande, nous en expliquerons la raison, le cas échéant.
Le retrait du consentement aux bulletins ou à la recherche n’aura aucune incidence sur l’admissibilité au programme principal. Le retrait du consentement aux utilisations essentielles au jumelage ou à l’administration du programme peut obliger CanMMP à fermer une candidature ou à mettre fin à la participation.
14. Communications par courriel
CanMMP peut envoyer les messages opérationnels nécessaires à l’administration d’une candidature ou d’une relation de mentorat, notamment les confirmations de candidature, les renseignements sur le jumelage, les attentes du programme, les avis de sécurité et les demandes d’évaluation.
Les bulletins, annonces promotionnelles et autres communications non essentielles ne seront envoyés que si le consentement a été obtenu ou si la loi le permet autrement. Vous pouvez vous désabonner au moyen du mécanisme indiqué dans le message ou en écrivant à mentorship@canmmp.ca. Le désabonnement aux messages promotionnels n’empêchera pas l’envoi des communications nécessaires à l’administration du programme tant que vous êtes candidat ou participant.
15. Incidents de confidentialité, questions et plaintes
Si CanMMP prend connaissance d’une perte, d’un accès ou d’une communication non autorisés, ou d’un autre incident touchant la confidentialité, nous évaluerons les circonstances, prendrons des mesures raisonnables de confinement et de correction et transmettrons les avis exigés par la loi applicable.
Les questions, demandes ou plaintes concernant la présente Politique ou la façon dont CanMMP traite les renseignements personnels peuvent être adressées à :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Programme canadien de mentorat médical (CanMMP)
Courriel : privacy@canmmp.ca
Nous examinerons les préoccupations relatives à la confidentialité de manière équitable et répondrons dans un délai raisonnable. Vous pourriez également avoir le droit de communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou avec l’organisme provincial compétent en matière de protection de la vie privée.
16. Modifications à la présente Politique
CanMMP peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité à mesure que le programme, la technologie ou les exigences légales évoluent. La Politique révisée sera publiée avec une nouvelle date d’entrée en vigueur. Si une modification a une incidence importante sur la façon dont des renseignements personnels déjà recueillis seront utilisés ou communiqués, nous fournirons un avis supplémentaire et solliciterons un consentement lorsque cela est requis.
17. Responsabilité
Le ou la responsable de la protection des renseignements personnels de CanMMP est chargé(e) de superviser la présente Politique et les pratiques de CanMMP en matière de renseignements personnels. Les membres de l’équipe de CanMMP qui traitent des renseignements personnels doivent respecter les exigences de confidentialité, d’accès et de sécurité adaptées à leurs fonctions.